Arbeitsweise in der Koordination
Arbeitsweise innerhalb der DSK Koordination
1. Alarmierungswege
Die DSK Koordination wird zur Zeit über 3 Wege kontaktiert.
• Über die DSK Homepage und dem dort hinterlegten Fotografen Anforderungsformular
• AB für KH die keinen Zugang zur DSK Homepage haben
• Per DSK-Alarmierungs-App
2. Absprache der Koordinatoren/Call-Übernahme
In der AlarmApp sieht jeder Koordinator schon im Voraus die wichtigsten Informationen, die er zeitgleich mit einer E-Mail erhält.
Hier sind, bevor irgendetwas passiert, 3 Dinge zu beachten:
• Von wann ist die Alarmierung (kann sein, dass man selbst länger ohne Internet/Handynetz war)
• Haben die Eltern den Bildern zugestimmt
• Handelt es sich um einen Statistik-Call (Infos darüber stehen in der Zusatzinformation)
Der Koordinator, der es einstellen kann, drückt in der App “grün”, wer nicht sofort kann oder gar nicht “rot”! Wer schon war, wartet, ob sich wer meldet. Zwei Calls hintereinander sollen nicht gemacht werden
Nun kommt es zur Absprache im Chat der Koordinatoren in der “DSK_CALL_Status_Koordination”. Wer dort als erstes schreibt “Ich mache Stadt XYZ" (bei AB "von Uhrzeit und evtl. Stadt") übernimmt diesen Call komplett vom Erstanruf, Eintrag Forum, Alarmierung per AlarmApp, Massenmail per MailChimp (MC)
Bitte schaut nach dem Absenden der Nachricht „Ich mache Call XYZ“ noch einmal im Chat nach (Refresh) ob nicht jemand zeitgleich geschrieben hat.
! Wir posten nur im Forum in der Titelzeile die Call-ID und nicht bei AA und MC
Nachdem der Call eingestellt ist, können und sollen auch andere Koordinatoren einen Blick auf den Call haben !
Für die Call-Kommunikation haben wir den Chat „DSK-Koordination_Allgemeine“. Hier können wir Call bezogen miteinander kommunizieren und ggf. weitere Absprachen treffen. Bitte nutzt für private oder berufliche Kommunikation den "Smalltalk Koordination“.
Rückmeldungen bitte weiterhin in dem Haupt CALL-Chat (DSK_CALL_Koordination) schreiben.
3. DRINGLICHKEITSSTUFEN bei Calls:
Für die Dringlichkeit der Alarmierung gibt es hier eine Auflistung:
!!!Eilt: Kind geboren, lebt und stirbt in Kürze, Fotograf wird sofort benötigt
!!Eilt: Kind lebt, wird aber in Kürze geboren und wird dann sterben (nächste 6 Std), Fotograf wird benötigt innerhalb der nächsten 6 Std.
!Eilt: Kind geboren und verstorben, auf Wunsch soll sofort fotografiert werden
Eilt: Kind geboren und verstorben, Zugang zum Kind nur noch X Stunden
Dringend: Kind wird innerhalb der nächsten 24 Std geboren oder Fotograf wird innerhalb 24 Std. benötigt
Alle anderen Calls werden ohne Zusatz eingestellt
Wir alarmieren
ohne Zusatz von 7 - 22 Uhr
ab Stichwort Dringend von 7-24 Uhr
ab Stichwort Eilt auch nachts.
IPS und MC auch in der Nacht bei allen eingehenden Calls.
Häufigkeit der Alarmierung und Abdeckung von Zeiten
Bitte achtet darauf, dass es NICHT notwendig ist (ausgenommen Hydrocephalus, da sollte möglichst zeitnah fotografiert werden) auch die Nächte zwingend abzudecken.
Auch, wenn am Tag mal 3 Stunden nicht abgedeckt sind ist das KEIN Problem.
Bei Calls, bei denen die Einleitung noch nicht einmal begonnen hat, ist es ebenfalls NICHT notwendig jede Stunde zu alarmieren. Informiert das Personal bzw. die Eltern, dass es auch mal etwas dauern kann, bis sich ein Fotograf gefunden hat. Das nimmt euch als Koordinator auch den Stress heraus.
4. Grundlegendes zur Koordination:
Kai stellt uns mit der Internetseite: https://www.dein-sternenkind.eu/KOORD_ORG/ ein wirkungsvolles Tool für die Koordination zur Verfügung, nutzt dieses ruhig.
Wir ermuntern nicht sofort den erstbesten Fotografen anzurufen, wenn dieser schreibt ich kann erst in x Stunden losfahren… Dann warten wir noch einige Minuten.
Auch versuchen wir einzugreifen, wenn wir hören, dass ein Fotograf lange Anfahrt (Zeit oder KM) hat, wenn ein anderer eher dort sein kann. Dort müssen wir lenkend eingreifen. Jedoch mit Bedacht, um die Fotografen nicht zu sehr zu bevormunden.
Wir haben 2 Arten von Calls: Kinder die schon geboren wurden und Calls wo die Kinder noch nicht geboren sind. Bei Calls, bei denen das Kind bereits geboren wurde und ein Fotograf gefunden ist sind safe und auch als solches in der „Chatgruppe DSK_CALL_Status_Koordination“ so zu kennzeichnen.
Bei Calls, bei denen die Kinder noch nicht geboren sind, schauen wir, dass noch ausreichende Backups vorhanden sind um die nächsten Tage abzudecken. Ist auch dies gegeben kennzeichnen wir auch dies als safe.
Nach Beendigung des Calls durch den Fotografen bedanken wir uns im Forum beim ausführenden Fotografen und den beteiligten Backups. Bitte weist (gerade bei neuen Fotografen) vermehrt darauf hin, dass sie die Bilder innerhalb einer Woche fertig bearbeiten sollten, dass bitte die Datensicherung benutzt wird (dieser haben sie bei der Anmeldung zugestimmt) und dass sie den Call in der Einsatz-Datenbank auf der Homepage eintragen (Statistik für Kai).
! Tragt nach dem Verschieben des Calls die Daten in unsere Datenbank ein: https://www.dsk-orga.org/Restore/page34.php
Dies ist Pflicht für jeden der einen Call verschiebt und beendet.
Eingetragen werden der Name des Koordinators der den Call angelegt hat, der Name des Fotografen und der Name der Calls inkl. CALLID (Titelzeile Forum)!
Sollte es bei den Bildbearbeitung zu Problemen kommen, sollen die Fotografen die Bilder zusammen mit dem Vertrag (Kontaktdaten etc.) unbearbeitet bei sich in der DSK-Sicherung ablegen und uns Bescheid geben. Wir bearbeiten die Bilder dann und schauen, dass die Eltern die Bilder zur Verfügung gestellt bekommen.
Wenn man merkt, dass der Fotograf “mitgenommen” ist vom Erlebten, bieten wir ihm unser Ohr an. Verweist dazu bitte auf Micha, Oliver W. und Oliver F. . Darüber hinaus sollten wir immer die Möglichkeit der Supervision im Hinterkopf haben.
Mit unserem letzten Post im Thread-Call wird der Call ohne Verlinkung in "Vergangene Einsätze" verschoben.
5. Aufgaben Koordinatoren:
Wir bekommen mittlerweile so viele Calls, dass es notwendig wurde, eine Mindestanzahl von mindestens 10 Calls/Monat/Koordinator zu fordern.
Alle Koordinatoren sollen bei aktiven Calls “Inhalt folgen” nur so können wir bei Problemen (Fotograf kann nicht, keine Backups etc.) im Call sofort eingreifen. Dazu spricht man sich kurz und knapp im „DSK_Koordination_Allgemeine“-Chat ab.
Die weiteren Aufgaben sind:
Einsatzannahme, Erstanruf, Einpflegen in IPS, Alarmierung und Mail an die entsprechenden Alarmkreise. Anschließend Beobachtung des Threads, Motivation der Fotografen auch anzurufen und Überwachung des Einsatzes, nötigenfalls Nachalarmierung
NICHT zu den Aufgaben eines Koordinators gehören:
• Betreuung von Fotografen über den Einsatz hinaus, das ist Aufgabe der Supervision
• Maßregelung von Kollegen (geht gar nicht)
• Mobbing
• Bildung von Cliquen, um die Administration zu Entscheidungen, insbesondere beim Koordinatorenteam zu bewegen
• Kummerkasten und Betreuer in technischen Fragen zu sein
• Anweisungen an Kollegen in der Koordination zu geben.... hier gibt es keinen Chefkoordinator
• Kollegen aus Gruppen entfernen, ohne das mit Kai oder Olli F. oder Oli W. abgesprochen zu haben.
• Andere Koordinatoren zurecht zu weisen
• Zu fragen, welcher Religion die Eltern angehören, da es egal ist, welche diese haben. Wir fragen nach, ob die Eltern mit den Bildern einverstanden sind, so
haben wir auch die nötige Info, wenn mal wieder eine Hebamme übereifrig war.
6. Koordinatoren die auch DSK-Fotografen sind:
Wir sitzen an der Quelle der Calls. Bitte gebt den Fotografen draußen eine Chance einen Call zu übernehmen. Nur so kommen wir einer null Bock Atmosphäre zuvor, wenn wir immer den Fotografen die Calls wegschnappen. Bei Calls wo ein sofortiger Fotograf benötigt wird (ab !! Eilt) könnt ihr euch sofort melden.
7. Besonderheiten:
Call über AB:
Hier sagen wir im Alarm-Chat Bescheid ich mache AB von XX Uhrzeit. Wir rufen die Anrufer zurück, gehen am Telefon das Formular durch und lösen das Formular aus. Dann erfolgt die normale Call Reihenfolge.
In Wartestellung:
Calls die innerhalb von 2 Tagen zur Einleitung ins KH gehen nehmen wir als aktive Calls an.
Alle anderen Calls bitten wir nochmal anzufordern wenn es ins KH geht.
Statistik-Call:
Hierbei handelt es sich um Calls die von unseren Fotografen bereits durchgeführt wurden oder gerade dabei sind zu tun, wobei die Benachrichtigung nicht über uns ging sondern über Direktkontakt beim Fotografen.
Der Call wird ohne Alarmierung oder MC direkt in vergangenen Einsätze gepostet. So umgehen wir, dass Fotografen benachrichtigt und aktiv werden.
8. Kommunikation in den Chatgruppen “Funkdisziplin”
Im Chat erfolgt die wichtigste Kommunikation zum Call:
Hier mit Beispiel Hamburg
• Wer und welcher übernimmt den Call ! “Ich mache Hamburg”
• Rückmeldungen vom Erstanrufer: ET erst in X Tagen, Infoanruf, EA erfolgt mache IPS (Forum), AlarmApp (AA), MC mit Gruppennennung
• "Call Hamburg keine Rückmeldung im Forum"
• "Call Hamburg Fotograf Safe oder Fotograf macht sich auf den Weg"
Es sollte immer zu lesen sein, um welchen Call es sich handelt. Gerade bei mehreren Calls, die zeitgleich oder auch aus selben Städten kommen müssen wir gesondert in der Kommunikation benennen (z.B. durch SSW und Name)
Die Kommunikation sollte kurz und knapp sein, damit sie auch schnell gefunden wird, sollten wir was nachlesen müssen. Das Loben oder toll finden der Aktion innerhalb der Chats kann durch Daumen hoch etc. gezeigt werden. Dies sollte nach Möglichkeit direkt in der Nachricht geschehen und nicht in der Timeline des Chats.
Ist etwas zu einer Nachricht im DSK-Alarmchat zu klären, nutzt die Kommentarfunktion der einzelnen Nachricht. Bitte bearbeitet die Nachrichten, die ihr gepostet habt, nur bei groben Rechtschreibfehlern oder wenn man etwas falsch verstehen könnte. Sonst würden wir bei einer permanent bearbeiteten Nachricht die Zeitstempel, wann etwas erfolgte nicht mehr nachvollziehen können.
9. Verhalten im Forum (Netiquette):
Unsere Fotografen sind wie wir auch nur Menschen und machen Fehler oder reagieren unter Stress anders. Manche sind frisch dabei andere eingerostet oder gar “einsatzgeil”. Wichtig ist, dass wir sachlich bleiben und auch uns nicht aus der Ruhe bringen lassen. Den Überblick im CalL nicht verlieren. Bei Neulingen müssen wir ggf. ermuntern oder bei Bedenken an Oliver Felchner wenden bzw. ihm Bescheid geben.
Bei den super Schnellen ggf. eingreifen, damit auch Neulinge in der Region (wenn ihr davon wisst) eine Chance haben. Das betrifft uns Fotografen unter den Koordinatoren und Admins ebenfalls, wir sitzen an der Quelle der Calls und sollten den Fotografen in unserem Umfeld die Chance lassen zu fahren. Nur so können wir ein gute Truppe an Fotografen formen die auch dann wollen und können wenn man selbst nicht kann (“Warum soll ich den denn Call machen, macht doch sonst eh immer XY, jetzt will ich nicht”).